Het onboarden van een nieuwe planner

Inspired-Group | 2 maart 2017

Geschreven door Jan Lugtig, Trainee bij Inspired-Talent

Ruim een jaar geleden begon ik met mijn eerste opdracht, en inmiddels ben ik bezig met mijn tweede opdracht. Het is interessant om te zien hoe de eerste weken van een nieuwe opdracht verlopen en wat het verschil maakt of je met een goed gevoel start, of je je in eerste instantie verloren voelt. Hierin is pro-activiteit van jezelf als interim planner belangrijk, maar zeker ook vanuit het bedrijf waar je gaat werken. Voor het plezier in het werk, en je productiviteit is een goed onboarding proces van groot belang. Het is opvallend hoeveel aandacht en tijd organisaties besteden aan het werven van nieuwe medewerkers, en dat vervolgens het onboarden een ondergeschoven kindje is in het HR-proces. Dit leidt tot onnodige ontevredenheid, productiviteitsverlies en zelfs verloop.

In deze blog vertel ik wat ik zelf heb gedaan om de onboarding van mijn opvolger te versoepelen.

Verzamelen wat er al is

De basiszaken van de organisatie, contactpersonen, procesbeschrijvingen, instructies en introductieprogramma voor mijn opvolger heb ik verzameld en besproken met mijn manager. Dit was een goede actie omdat het onboarden nog niet een strak georganiseerd proces is. Voor mijn manager was het daarom een goede check. Daarna ben ik gaan nadenken over het werk wat ik doe en wat en hoe ik dat het beste kan overdragen.

Overdracht planningswerkzaamheden

Mijn eerst stap was om op te schrijven wat ik precies deed. In een document heb ik twee weken bijgehouden op welke tijden welke taken uitgevoerd werden. Dit overzicht heb ik vervolgens kritisch bekeken en ingedeeld in drie categorieën: ‘essentieel’, ‘belangrijk’ en ‘minder belangrijk’. Voor de essentiële taken heb ik een document opgesteld waarin ik in detail uitleg op welke manier ik deze taken uitvoer en wat het belang is van deze taken. Dit zorgt er voor dat de taken door iedereen opgepakt kan worden en de kans op missen van informatie en fouten minimaal is.

Vervolgens heb ik gekeken naar de belangrijke taken, wat het grootste deel van mijn taken betreft. Om deze taken over te dragen is een hoop achtergrond informatie nodig, die ook continue verandert. Het heeft daardoor niet heel veel zin om in detail alles op te schrijven omdat je weet dat de situatie volgende week alweer anders kan zijn. Daarom heb ik voor de belangrijke taken een korte samenvatting gemaakt van de inhoud van de werkzaamheden om dat daarna met mijn opvolgers te bespreken. Hierdoor maakten ze alvast kennis met de dynamische omgeving en kon ik hun vragen die toen en de dagen daarna naar boven kwamen nog beantwoorden.

Uiteindelijk bleven de minder belangrijke taken over, waarbij ik mijzelf de vraag moest stellen per taak of ze wel overgenomen moesten worden. Hiervoor heb ik ook overlegd met mijn collega’s en voor de taken die wel overbleven heb ik een document gemaakt dat gebruikt kan worden als er tijd voor is.

In de laatste week heb ik een mail gestuurd naar al mijn contacten over de opvolging van mijn taken, zodat iedereen actief aan de slag kon met zijn nieuwe werkzaamheden. Ook heb ik 360-graden feedback verzameld op mijn functioneren in de afgelopen periode. Hoewel ik vaak feedback heb gevraagd en gekregen was de 360-graden feedback heel nuttig. Het helpt mij ook om te ontdekken waar ik mogelijkheden heb om te ontwikkelen. Ik kan daar gericht op worden gecoacht en, indien nodig, aanvullend een cursus voor volgen.

Nieuwe uitdaging

Ondertussen ben ik begonnen aan een nieuwe uitdaging. Hier ervaar ik van de andere kant hoe een goed onboarding proces bijdraagt aan het plezier in het werk en het snel kunnen leveren van een bijdrage. De afgelopen maanden heb ik regelmatig gesproken met andere interim planners over het starten en afsluiten van opdrachten en mijn indruk is dat er in het algemeen nog veel verbetering mogelijk is vanuit organisaties. Maar zolang dat nog niet goed geregeld is, is het zeer dankbaar werk om zelf proactief te regelen. Zowel voor jezelf, als je opvolger.