Van branden blussen naar waarde toevoegen

Inspired-Group | 24 januari 2017

Geschreven door Maarten Peeters, Trainee bij Inspired-Talent

In mijn vorige blog heb ik het gehad over het verbeteren van zowel de harde als zachte vaardigheden. In deze blog wil ik twee aanvullende vaardigheden bespreken die van grote waarde zijn voor een planner. Ik licht ze toe aan de hand van ander beroepen.

De meesterkok

Gedurende mijn middelbare school en als student heb ik vele weekenden gewerkt in restaurants. Ik heb vele rollen gehad, maar mijn voorkeur heeft altijd het werk in de keuken gehad. Pas kort geleden zag ik de opvallende overeenkomsten van het werk van een kok en mijn huidige werk als planner. Als kok is het belangrijk dat je goed voorbereid bent om een goede uiteenlopende service te bieden. Een groot gedeelte van de dag wordt besteed aan voorbereidingen hiervoor. Het menu moet worden voorbereid, ingrediënten moeten worden gekocht en de kok kan de “mise-en-place” voorbereiden. Voor degenen die niet bekend zijn met deze gastronomische term; mise-en-place behelst alle voorbereidende activiteiten om een snelle service te kunnen bieden. Dit kan van alles zijn, zoals het snijden van groenten, het fileren van vis en het maken van sausen. Een goed voorbereidde mise-en-place geeft de kok het vertrouwen dat hij een goede service kan gaan leveren. Normaal gesproken gaat de service ook volgens plan, maar er is altijd wel een avond waar een van de gasten Murphy heet. En waar alles anders lijkt te lopen dan gepland. Op deze momenten is het cruciaal dat de keuken in staat is om zich snel aan te passen aan de veranderende omstandigheden. Als dat niet gebeurd moeten de gasten te lang wachten, of in het ergste geval blijft hun bord leeg. Dat is wel het laatste wat je wilt!

Van de keuken naar planning

De vaardigheid om snel in te spelen op veranderende omstandigheden is ook voor planners cruciaal. Vooral in mijn huidige rol, waarin ik onder meer productieplanning doe. Ik heb te maken met vele veranderingen die impact hebben op de hele supply chain. Net als een kok kun je een goede mise-en-place voorbereiden. Bijvoorbeeld met de wekelijkse planningstaken. Het bestellen van de componenten op het juist moment en de juiste aantallen, of het onderhouden van de geplande orders om de vraag van de klanten te toetsen aan de capaciteit en mogelijke problemen voor te zijn. Maar Murphy kan ook in jouw bedrijf rondlopen, leverancier zijn, of klant. Productieproblemen, componenten die te laat worden geleverd, klanten met hogere verkopen en ongeplande orders, het zijn herkenbare zaken voor een planner. Wanneer dit gebeurt, dan moet je in staat zijn om snel en doeltreffend te reageren, waarbij de belangen van alle stakeholders worden afgewogen in het optimale aangepaste plan. Dit is trouwens een leuk voorbeeld waarbij de vaardigheid om stakeholders mee te krijgen van grote waarde is, zoals uitgelegd in mijn vorig blog.

Branden blussen

Hiermee bedoel ik de vaardigheid om snel te reageren op onverwachte situaties en problemen op te lossen. Veel planners zijn uitstekende brandweermannen en worden daar ook voor gewaardeerd. Als planner zijn zij dan ook graag een groot gedeelte van hun tijd bezig met het blussen van branden. Hoewel dit erg veel voldoening kan geven op de korte termijn is dit geen werk dat veel waarde creëert. Het stelt een zekere waarde veilig dat anders was vernietigd. Gelukkig is het werk van een brandweerman meer dan alleen het blussen van branden. Een groot gedeelte van het werk van een brandweerman is gericht op preventie.

Preventie

Voor een brandweerman heeft het veel meer waarde om te weten dat ze jou niet uit een brandend huis hoeven te redden, dan dit daadwerkelijk te moeten doen waarbij ze hun leven op het spel zetten. In planning is het niet voor de hand liggend dat je direct levens red, maar het is wel waardevol om de oorzaak van problemen op te lossen in plaats van de gevolgen steeds opnieuw op te lossen. Terug refererend naar de eerste vergelijking, een kok zal altijd proberen om elk probleem op te lossen in het bereidingsproces om uiteindelijk een heerlijk gerecht te kunnen aanbieden. Het probleem is dat het vinden van de oorzaak van het probleem vaak extra tijd kost, en tijd is schaars. Orders moeten op tijd geleverd worden en de agenda staat vol met vergaderingen. Daardoor krijgt het achterhalen van de root cause van een probleem te weinig prioriteit. Toch is dit een keuze die een goede planner zelf maakt.

Van waarde veiligstellen naar meer waarde creëren

Ik weet niet of je het vinden van de root-cause een echte vaardigheid mag noemen. Maar het belang van de root-cause oplossen in plaats van alleen het probleem zou niet ter discussie moeten staan. Dit leidt tot procesverbetering en zal van meerwaarde zijn voor het bedrijf. Het kan zelfs een competitief voordeel opleveren. De tijdsbesparing die het oplevert dan worden gebruikt om andere, grotere, eventueel afdelingsoverschrijdende problemen op te lossen. De toegevoegde waarde die je dan levert als planner maakt je onderscheidend van andere planners waar je zelf als planner ook je voordeel mee zal doen.