Collectieve vakantie

Denise Kooistra | 21 juli 2017

Dit is waarom Supply Chain professionals blij zijn met de collectieve vakantie
Geschreven door Ujendre Ramautarsing, managing partner Inspired-Talent

Voor mijn gevoel is het nog niet zo lang geleden dat ik Supply Chain Director in een grote fabriek was, waar duizenden mensen werkten. De fabrieksvakantie eind juli en begin augustus was een jaarlijks terugkerend fenomeen waar ik toen – in mijn beleving – vooral last van had. Ik moest hier onlangs aan denken omdat ik bezig ben met een verbouwing en de bouwvakvakantie een factor is om rekening mee te houden.

Terug naar mijn fabriek. Een van de oorzaken dat ik niet blij werd van de collectieve vakantie was de uitdagende voorraad-target die eind Q2 gehaald moest worden. Dit terwijl vanaf eind augustus de grote orders voor het hoogseizoen pas binnen begonnen te komen. In het MT maakte in mij hard voor het afschaffen van de collectie zomervakantie in de fabriek. Dit zou impact hebben op de mensen, dus ging de besluitvorming niet over een nacht ijs. Toen het uiteindelijk werd ingevoerd werd, was ik alweer weg.

Mijn verwachting? Dat de planners uit mijn team blij zouden zijn met deze verandering! Tot mijn verbazing bleek anders toen ik jaren na de afschaffing van de collectieve vakantie hun evaluatie van de verandering hoorde.

Stress/werkdruk

Voor de planner is de werkdruk een belangrijke factor. Het afschaffen van de collectieve vakantie lijdt ertoe dat veel mensen gespreid vrij nemen. Grofweg van juni tot en met september, met de piek nog steeds in de periode van mid juli tot mid augustus. Binnen de afdeling wordt de vakantie vaak goed afgestemd. Echter: tussen verschillende disciplines over de afdelingen heen is er minder of geen afstemming. Hierdoor blijkt het vaak lastig om specifieke, onvoorspelbare problemen goed op te lossen in de vakantie. Als planner zit je dan met de gevolgen en moet je vaak extra werk verrichten om verwachtingen in de keten te managen.

Prestatie naar de klant

Voor de klant klinkt het goed dat je niet dicht gaat. Maar als je vervolgens vanwege een intern probleem of een probleem van de leverancier niet kan leveren heb je toch een teleurgestelde klant. Deze teleurstelling is misschien nog wel groter dan de teleurstelling van een klant die weet dat hij in de vakantie nergens op hoeft te rekenen. Deze kan er in zijn planning namelijk rekening mee houden.

Verstoringen

Als Supply Chain professional word je ook niet blij van onverwachte verstoringen. Door blijven draaien terwijl de technische dienst op halve kracht doorwerkt kan tot langlopende problemen leiden. Dit leidt tot frustraties bij alle spelers in de keten. Daarnaast is een collectieve sluiting het moment voor preventief onderhoud aan de machines, waardoor er vervolgens gedurende het jaar minder verstoringen zijn.

Zo zijn ook veel leveranciers op vakantie. Bij onverwachte vraag is er een grote kans dat je enkele componenten mist en dat niet snel genoeg met een leverancier kan oplossen. Ook hier geldt dat de praktijk weerbarstiger is dan op het eerste gezicht lijkt.

In de vakantieperiode verlopen processen moeizamer dan verwacht. Eens te meer blijkt dan dat de Supply Chain een multidisciplinaire cocktail is: wanneer een paar ingredienten ontbreken hapert het systeem. Resultaat? Een bittere nasmaak.

Een echte Supply Chain professional is zich hiervan bewust. Deze zal er alles aan doen realistische targets te krijgen, rekening houdend met de fabrieksvakantie. Vanuit de planningsinvalshoek kijken we vaak vreemd naar de bouwwereld, maar daar begrijpen ze wél hoe je vakantieplanning het beste kan doen; collectief verlof voor de hele branche.